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A. Establecer el modelo de Gestión por Procesos en la VAF
Se busca sustituir la actual gestión administrativa tradicional de la VAF, caracterizada por estructuras organizativas de corte jerárquico – funcional por una Gestión de Procesos entendiéndose por éste un sistema interrelacionado de procesos que contribuyen conjuntamente a incrementar la satisfacción del cliente.
El objetivo es eliminar las barreras entre las diferentes unidades de la VAF, unificar sus esfuerzos hacia los objetivos estratégicos y permitir una apropiada integración de las interfaces entre los distintos procesos.
Como unidades de apoyo a la gestión institucional, nuestro objetivo es poner énfasis en lograr el mejoramiento continuo de los procesos claves estratégicos de la VAF, su integración, formalización, establecimiento de políticas y su debida difusión con el objeto de mejorar la eficiencia.
Identificamos los siguientes Procesos Claves Estratégicos (transversales) y algunos de sus procesos operativos:
1.- Gestión de los Recursos Financieros.
Procesos de matrícula y pago de aranceles.
Procesos de pago proveedores y administración del presupuesto de caja.
Procesos de obtención y administración de fuentes de financiamiento externas.
Proceso de registro y emisión de información financiera.
2.- Gestión Presupuestaria y de Asignación de Recursos.
Proceso de formulación presupuestaria.
Proceso de asignación de recursos.
Proceso de ejecución presupuestaria.
Proceso de visación de la carga docente.
3.- Administración del Recurso Humano y Gestión del Recurso Humano Administrativo.
Pago de Remuneraciones y Administración de Personal.
Proceso de Selección.
Proceso de Capacitación.
Proceso de Evaluación del Desempeño.
Proceso de Bienestar.
4.- Gestión de los Bienes, Servicios e instalaciones.
Proceso de planificación, compra y contratación de bienes y servicios.
Proceso de administración y distribución de bienes y servicios.
Proceso de resguardo de los inventarios y activos fijos.
Proceso de resguardo y de la seguridad de las personas.
Se deberá establecer una estructura coherente de los procesos claves de la VAF y las Direcciones y/o unidades que intervienen.
Designar a los responsables de los procesos, que deben supervisar y mejorar el cumplimiento de todos los requisitos y objetivos del proceso.
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B. Desarrollar y establecer un sistema de planeación y evaluación de la VAF.
Incluir la planificación, la autoevaluación de las unidades, la evaluación de los servicios que se prestan, así como al personal que apoya la gestión, nos permitirá garantizar la excelencia en los objetivos propuestos por la Universidad.
Establecer un sistema de indicadores que permita evaluar la eficacia y eficiencia de los procesos, tanto desde el punto de vista interno (indicadores de rendimiento), como externo (satisfacción del cliente).
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C. Explotar en todo su potencial el Sistema de Información de la Universidad.
Reconocemos la necesidad de continuar incorporando valor al Sistema de Información, fortaleciéndolo como herramienta estratégica en apoyo a la gestión institucional.
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D. Generar informes de gestión en apoyo a toma de decisiones institucional.
Como unidad generadora y administradora de información institucional relevante y estratégica debemos constituirnos en una real fuente de información para la gestión y la toma de decisiones de la Universidad, tanto a nivel centralizado como desagregado.
